Je hebt je eerste klussen binnen, je factureert netjes. Nu komt het moment dat je voor het eerst btw aangifte moet doen. Voor veel starters voelt dat als het spannendste onderdeel van het ondernemerschap. Onterecht, want met een goed voorbereide administratie is het letterlijk tien minuten werk.
Wanneer doe je btw aangifte?
Als starter krijg je van de Belastingdienst automatisch een btw-nummer. Vanaf dat moment ben je ondernemer voor de btw en moet je aangifte doen. De meeste starters doen per kwartaal aangifte. Bij hoge bedragen per kwartaal kan de Belastingdienst je vragen om maandelijks aangifte te doen.
De deadline is simpel: je aangifte moet binnen zijn voor het einde van de maand na het kwartaal. Dus over januari tot en met maart doe je aangifte voor 30 april. Over april tot en met juni doe je aangifte voor 31 juli. En zo verder.
Wat heb je nodig voor je begint
Voordat je het formulier opent, zorg dat je deze zaken bij de hand hebt. Dat scheelt heen en weer klikken en voorkomt fouten.
- Al je verkoopfacturen van dat kwartaal. Die vertellen je hoeveel btw je aan klanten hebt berekend.
- Al je inkoopbonnen en facturen van dat kwartaal. Die vertellen je hoeveel btw je zelf hebt betaald en mag terugvragen.
- Je DigiD of eHerkenning. Daarmee log je in op de site van de Belastingdienst.
- Een rustige plek en tien minuten tijd. Serieus. Langer hoeft het niet te duren.
Stap 1: tel je omzet op
Pak je verkoopfacturen erbij. Tel alle bedragen exclusief btw op. Gebruik je verschillende tarieven, bijvoorbeeld 21% en 9%, splits de bedragen dan per tarief. Het standaardtarief is 21% en dat is wat de meeste ZZPers gebruiken.
Een concreet voorbeeld. Stel dat je als fotograaf in een kwartaal drie trouwreportages hebt gedaan van 900 euro per stuk. Dat is 2700 euro exclusief btw. De btw die je daarover berekent (21%) is 567 euro. Dit bedrag moet je afdragen aan de Belastingdienst.
Stap 2: tel je zakelijke kosten op
Nu kijk je naar de btw die je zelf hebt betaald over zakelijke uitgaven. Denk aan je laptop, software, benzine, werkkleding, materiaal, je telefoonabonnement. Zolang het zakelijk is en je een bon hebt, mag je de btw terugvragen.
Neem dezelfde fotograaf. Hij kocht dit kwartaal een nieuwe camera van 2400 euro inclusief btw. De btw daarop (21%) is 416,53 euro. Hij tankte voor 180 euro aan benzine, waarvan 31,24 euro btw. En zijn boekhoudprogramma kostte hem 36 euro inclusief btw, waarvan 6,25 euro btw. Samen is dat 454,02 euro aan btw die hij terugkrijgt.
Stap 3: vul het formulier in
Het btw-aangifteformulier ziet er ouderwets uit, maar er zijn maar drie velden die je als starter nodig hebt:
- 1a. Leveringen/diensten belast met 21% btw: hier vul je je omzet in, exclusief btw. In het voorbeeld van de fotograaf is dat 2700 euro.
- 1b. Btw over leveringen/diensten: hier vul je de btw in die je over je omzet hebt berekend. Voor de fotograaf is dat 567 euro.
- 5b. Voorbelasting: hier vul je alle btw in die je zelf hebt betaald over zakelijke uitgaven. Voor de fotograaf is dat 454,02 euro.
De rest van de velden, zoals leveringen naar het buitenland of privégebruik, laat je leeg als die niet op jou van toepassing zijn. De Belastingdienst rekent zelf uit hoeveel je moet betalen of terugkrijgt.
Stap 4: controleer en verstuur
Controleer of de bedragen kloppen. Zijn je facturen en bonnen helemaal bijgewerkt? Klopt het totaal? Een veelgemaakte fout is dat starters vergeten dat ze nog een factuur hebben verstuurd vlak voor het einde van het kwartaal. Die telt wel mee, ook als de klant nog niet heeft betaald.
Staat alles goed? Klik op versturen. Je krijgt meteen een ontvangstbevestiging. Betaal het verschil tussen wat je hebt ontvangen (1b) en wat je terugvraagt (5b). In het voorbeeld: 567 min 454,02 is 112,98 euro. Dat bedrag maak je over via iDEAL op de site van de Belastingdienst. Krijg je meer terug dan je moet betalen? Dan stort de Belastingdienst het verschil op je rekening.
Drie fouten die tijd kosten
Bonnetjes kwijt. Een bon van 50 euro lijkt niet veel, maar elk bonnetje dat je kwijtraakt is btw die je niet terugkrijgt. Een systeem om bonnetjes te bewaren voorkomt dat je aan het eind van het kwartaal moet graven in je jaszakken en je mail.
Vergeten factuur. Je stuurt een factuur op 28 juni. Die hoort nog bij het tweede kwartaal, ook al is de betaling pas in juli binnen. Btw gaat over het moment dat je de factuur verstuurt, niet over het moment dat je betaald krijgt.
Te laat indienen. Ben je te laat, dan krijg je een boete van 68 euro. Bij herhaling loopt dat op. De Belastingdienst stuurt meestal wel eerst een waarschuwing, maar reken daar niet op. Zet de deadlines aan het begin van het jaar in je agenda.
Hoe Voltronics je tijd bespaart
Een btw aangifte doen is op zichzelf geen ingewikkelde klus. Wat het lastig maakt is dat je administratie niet op orde is: bonnetjes die overal slingeren, facturen die je niet terug kunt vinden, en het gedoe van inloggen met DigiD op je telefoon terwijl je onderweg bent.
Wij zorgen bij Voltronics dat je administratie veilig in de cloud staat. Je bonnen, facturatieprogramma en alle bestanden op één plek, met dagelijkse back-ups. Dan is het één keer per kwartaal tien minuten werk: inloggen, optellen, controleren en versturen. Zonder stress op de laatste dag van de maand.