Je hebt je eerste klus binnen. Het werk is gedaan, de klant is tevreden. Nu moet er nog één ding gebeuren: de factuur. Voor de meeste starters is dat het minst leuke deel van het werk. Logisch, want je hebt het druk en je wilt gewoon betaald krijgen. Toch is een goede factuur belangrijker dan je misschien denkt. Een fout in de administratie kan je uren extra kosten, of erger, een naheffing bij de Belastingdienst opleveren.
In dit artikel loop ik de basis door. Geen droge theorie, maar de dingen die je als starter écht moet weten voordat je je eerste factuur de deur uit doet.
Wat moet er op een factuur?
Een factuur is meer dan een bedrag en een datum. De Belastingdienst stelt een aantal verplichte gegevens. Ontbreekt er één, dan telt het document niet als geldige factuur en mag je klant de btw niet aftrekken. Dat wil je niet.
Zorg dat deze gegevens er altijd op staan:
- Je bedrijfsnaam en adres (en die van je klant)
- Je KvK-nummer en btw-nummer
- Factuurdatum en een uniek factuurnummer
- Omschrijving van het werk of product
- Datum of periode van de levering
- Bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
- Je IBAN-bankrekeningnummer
Je btw-nummer krijg je automatisch van de Belastingdienst zodra je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel. Je IBAN staat op de meeste factuur-templates al ingevuld. De rest is een kwestie van goed opletten.
Welke btw-tarieven gelden er?
Er zijn drie tarieven in Nederland. Welke je gebruikt hangt af van wat je levert.
- 0% btw voor de meeste diensten aan het buitenland binnen de EU, na een geldig btw-nummer van je klant. Ook voor export buiten de EU.
- 9% btw op een beperkte lijst goederen en diensten, zoals boeken, kappers, fietsenreparatie, bepaalde voedingsmiddelen en cultuur- en recreatie-activiteiten.
- 21% btw is het standaardtarief. De meeste ZZPers rekenen dit. Twijfel je? Vrijwel altijd 21%.
Tot slot is er de kleineondernemersregeling (KOR). Verdien je minder dan €20.000 per jaar, dan kun je ervoor kiezen om geen btw te rekenen. Je klanten betalen dan minder, maar je kunt zelf ook geen btw terugvragen. Deelname geldt minimaal drie jaar en vraag je aan via de Belastingdienst.
Let op de verlegde btw
Werk je voor andere ondernemers buiten Nederland, dan verschuift de btw-verplichting soms naar je klant. Dit heet btw verlegd. Je zet dan geen btw op de factuur, maar vermeldt wel de tekst “btw verlegd” met een verwijzing naar het juiste wetsartikel. Veel starters vergeten dit en krijgen daardoor onterecht btw aangerekend die ze niet kunnen verrekenen.
Welke betalingstermijn zet je erop?
De wettelijke termijn voor zakelijke facturen is 30 dagen. In de praktijk zie je vaak 14 of 21 dagen, soms korter. Korter is gunstiger voor je cashflow, maar geen enkele klant waardeert een factuur die de volgende dag al betaald moet worden.
Veel starters kiezen voor 14 dagen. Dat is kort genoeg om je geld snel binnen te hebben, en lang genoeg om niet agressief over te komen. Voor particuliere klanten geldt geen wettelijke termijn. Daar is 14 of 30 dagen heel normaal.
Wat als een klant niet betaalt?
Eerst stuur je een vriendelijke herinnering. Geen boze toon, gewoon: “Even een vriendelijke herinnering dat factuur [nummer] op [datum] verloopt.”
Helpt dat niet, volg dan deze stappen:
- Stuur een tweede herinnering, deze keer met een nieuwe betaaldatum en de vermelding dat je anders verdere stappen onderneemt.
- Stuur een formele aanmaning, eventueel via een incassobureau of jurist.
- Blijft betaling uit, dan kun je via de rechter of het incassotraject alsnog je geld opeisen. Incassokosten mag je vanaf een bepaald bedrag bij de klant in rekening brengen.
Belangrijk: houd je facturen en correspondentie altijd bewaar. Minimaal zeven jaar, dat is de fiscale bewaarplicht. Een wachtwoordbeheerder en goede cloudopslag zijn hierbij onmisbaar. Dan raak je niets kwijt als je laptop crasht of als de Belastingdienst komt controleren.
De drie fouten die ik het vaakst zie
Tot slot de fouten die starters het vaakst maken, op een rij.
Geen factuurnummer. Zonder nummer is het geen factuur. Maak een simpele reeks en houd die aan, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, en zo door.
Verkeerd btw-tarief. Twijfel je of iets onder 9% of 21% valt? Check de officiële lijst van de Belastingdienst of bel met je boekhouder. Het is zo gebeurd.
Facturen kwijtraken. Eén mapje op je bureaublad is geen administratie. Gebruik een facturatieprogramma of bewaar alles overzichtelijk in de cloud, met automatische back-up.
Een goede factuur hoeft niet lang te duren. Met de juiste gegevens, een vast stramien en een vaste plek voor je administratie werk je alles in een paar minuten bij. Dan houd je tijd over voor het werk waar je goed in bent.